Política de Tratamiento de Datos Personales

TÍTULO I — Definiciones

De conformidad con la legislación vigente, se presentan las siguientes definiciones, aplicadas e implementadas conforme a los criterios de interpretación que garantizan los principios y postulados de habeas data y protección de datos personales.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular, para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento, su acceso y las finalidades.
• Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Incluye, entre otros, el estado civil, profesión u oficio, y calidad de comerciante o servidor público. Puede estar en registros o documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias ejecutoriadas.
• Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a un sector o grupo de personas.
• Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Empleado: Persona natural que en virtud de contrato de trabajo presta un servicio personal bajo dependencia o subordinación y mediante remuneración.
• Ex empleado: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con MODAL TRACK SERVICES S.A.S.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que trate datos personales por cuenta del responsable.
• Habeas data: Derecho a conocer, actualizar y rectificar la información recolectada en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
• Incidentes de seguridad: Violación de códigos de seguridad o pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el responsable o encargado.
• Información almacenada en la base de datos: Clasificación de los datos personales almacenados por categorías y subcategorías según su naturaleza.
• Política de tratamiento: Este documento, aplicado por MODAL TRACK SERVICES S.A.S. de conformidad con la legislación vigente.
• Proveedor: Persona natural o jurídica que presta servicios a MODAL TRACK S.A.S. o asociados vía convenios o acuerdos comerciales o de servicios.
• Procedencia de los datos personales: Indica si los datos se recolectan del titular o de terceros y si se cuenta con autorización o causal de exoneración (art. 10 Ley 1581 de 2012).
• Reclamos presentados por los titulares: Información de reclamos presentados ante el responsable y/o encargado dentro de un semestre calendario.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento; en principio MODAL TRACK SERVICES S.A.S.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de tratamiento (asociado, ex asociado, proveedor, empleado o ex empleado, usuarios de plataformas, etc.).
• Transferencia: Envío por parte del responsable o encargado, dentro o fuera del territorio nacional, para el tratamiento efectivo de datos personales.
• Transmisión: Comunicación de datos personales por parte del responsable al encargado, dentro o fuera del país, para que el encargado trate datos por cuenta del responsable.
• Transferencia internacional de datos personales: Información de la transferencia internacional (destinatario, país, cobijo por declaración de conformidad o causal de excepción, art. 26 Ley 1581 de 2012).
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TÍTULO II — Marco legal aplicable

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico).
• Decreto 1377 de 2013 (parcial Ley 1581 de 2012) y Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Decreto 886 de 2014 (Registro Nacional de Bases de Datos).
• Cualquier otra disposición que modifique, reglamente, sustituya o derogue las anteriores.

TÍTULO III — Aplicación

La política y su manual se aplican a todos los datos personales en soportes físicos o digitales tratados por MODAL TRACK SERVICES S.A.S. como responsable. No aplica a las bases o archivos del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

TÍTULO IV — Principios para el tratamiento de datos personales

• Legalidad
• Libertad
• Finalidad
• Veracidad o calidad
• Transparencia
• Acceso y circulación restringida
• Seguridad
• Confidencialidad

MODAL TRACK SERVICES S.A.S. aplica estos principios al uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales.

TÍTULO V — Tratamiento de datos sensibles

Se podrá hacer uso y tratamiento de datos sensibles cuando:

• El titular haya dado autorización explícita (salvo excepciones legales).
• Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre incapacitado (autorización por representantes legales).
• Sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en proceso judicial.
• Tenga finalidad histórica, estadística o científica, adoptando medidas para la supresión de identidad.

TÍTULO VI — Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso de sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios y garantías.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

TÍTULO VII — Autorización para el tratamiento de datos

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales requiere consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. La autorización podrá ser obtenida por cualquier medio susceptible de consulta y verificación.

La información también se recauda para dar cumplimiento a la Circular 0170 de la DIAN y a las políticas SARLAFT de la empresa.

MODAL TRACK SERVICES S.A.S. mantendrá registros y mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización.

Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo

El titular autoriza a MODAL TRACK SERVICES S.A.S. a reportar incumplimientos y consultar, antes de negocios jurídicos, centrales de riesgo como Datacrédito para evaluar perfil financiero y comportamiento crediticio.

Casos en que no se requiere autorización

• Información requerida por autoridad pública o judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Urgencia médica o sanitaria.
• Tratamientos autorizados por ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil.

TÍTULO VIII — Recolección de la información

Se solicitarán únicamente los datos pertinentes y adecuados para la finalidad con que son recolectados. No se usarán medios engañosos o fraudulentos.

El titular autoriza a MODAL TRACK SERVICES S.A.S., sus filiales, aliados, colaboradores, contratistas, proveedores tecnológicos, clientes o autoridades a acceder, usar, procesar y almacenar información de ubicación y telemetría (por ejemplo, GPS) de dispositivos y vehículos para trazabilidad de servicios de transporte y logística.

La información podrá ser tratada a través de medios no digitales y digitales de la compañía y/o terceros. Durante la operación, el contratista no podrá cambiar usuario o clave del GPS. El titular autoriza recibir información por WhatsApp u otros medios digitales.

El titular autoriza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, supresión y demás tratamientos de los datos para fines de los productos y seguridad de las operaciones, mercadeo y promoción; y, cuando aplique, transferencia o transmisión a terceros (incluidos terceros países) bajo la Ley 1581 de 2012 y normas vigentes.

TÍTULO IX — Responsable de la atención de consultas y reclamos

Toda solicitud para ejercer derechos sobre datos personales será atendida por el área administrativa.

Canal de recepción: infomts@modaltrack.com.

TÍTULO X — Procedimientos de consulta y reclamos

Los titulares podrán consultar la información personal que repose en MODAL TRACK SERVICES S.A.S. La solicitud podrá presentarse por cualquiera de los medios dispuestos por la compañía.

Consultas

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible atender en ese plazo, se informarán motivos y nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

• El reclamo se formula por escrito con identificación del titular, descripción de hechos, dirección y documentos de soporte.
• Si está incompleto, se requerirá subsanar dentro de cinco (5) días. Si no se aporta lo requerido en dos (2) meses, se entiende desistido.
• Si la empresa no es competente, trasladará el reclamo en dos (2) días hábiles e informará al titular.
• Una vez recibido completo, se incluirá la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo en un término no mayor a dos (2) días hábiles, hasta su decisión.
• El término máximo para atender es de quince (15) días hábiles desde el día siguiente al recibo. De no ser posible, se informarán motivos y nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Requisito de procedibilidad

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, debe agotarse el trámite de consulta o reclamo directamente ante la compañía.

Actualización y/o rectificación

La empresa rectificará y actualizará la información a solicitud del titular. El titular debe indicar correcciones y aportar documentación cuando aplique.

Revocatoria de la autorización

El titular puede revocar el consentimiento total o parcialmente, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual. La compañía establecerá mecanismos sencillos y gratuitos para este fin.

TÍTULO XI — Deberes del responsable

• Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización del titular.
• Informar al titular la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Conservar la información con medidas de seguridad adecuadas.
• Garantizar veracidad, completitud, exactitud, actualización, comprobabilidad y comprensión de la información suministrada al encargado.
• Actualizar, rectificar y comunicar novedades al encargado.
• Suministrar sólo datos con tratamiento autorizado.
• Exigir condiciones de seguridad y privacidad al encargado.
• Tramitar consultas y reclamos.
• Informar cuando la información se encuentre en discusión por reclamo.
• Informar al titular sobre el uso de sus datos.
• Informar a la autoridad sobre violaciones de seguridad y riesgos.
• Usar los datos sólo para finalidades autorizadas.
• Cumplir instrucciones y requerimientos de la SIC.

TÍTULO XII — Prerrogativas y demás derechos de los titulares

• Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a MODAL TRACK SERVICES S.A.S.
• Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías vigentes.
• Solicitar de forma gratuita la verificación de sus datos personales objeto de tratamiento.

TÍTULO XIII — Seguridad de la información

Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

TÍTULO XIV — Transferencia internacional de datos personales

Se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, salvo:

• Autorización expresa e inequívoca del titular.
• Intercambio de datos médicos cuando lo exija el tratamiento por razones de salud o higiene pública.
• Transferencias bancarias o bursátiles conforme a la legislación aplicable.
• Transferencias en el marco de tratados internacionales con reciprocidad.
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato o medidas precontractuales con autorización del titular.
• Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar el interés público o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en proceso judicial.

TÍTULO XV — Datos personales de niños, niñas y adolescentes

La empresa no realiza de forma directa tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante, recolecta y trata datos de hijos menores de sus funcionarios para cumplir obligaciones legales relacionadas con afiliaciones a parafiscales y al sistema de seguridad social.

TÍTULO XVI — Aviso de privacidad

El aviso de privacidad está a disposición a través del correo infomts@modaltrack.com o en el sitio web www.modaltrack.com.

TÍTULO XVII — Modificación de la política

MODAL TRACK SERVICES S.A.S. se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será notificado oportunamente a los titulares a través de los medios establecidos por la compañía.